Hallah Embuh: Audit Pengangkutan TBS

Hallah Embuh - Pengangkutan TBS

Risk Penyimpangan Pengangkutan TBS

Sistem Pengelolaan Pengangkutan TBS

Dalam tulisan ini adalah suatu permisalan yang mungkin saja terjadi pada perusahaan

Dalam melakukan kegiatan/aktivitas pengangkutan produksi TBS selain menggunakan kendaraan yang dimiliki/disewa Perusahaan juga menggunakan jasa pemborong melaui SPK. Pemborong mengikat diri untuk melakukan aktivitas pengangkutan dengan harga yang telah disepakati dalam SPK.

Pembayaran atas jasa dilakukan melalui Bilyet Giro kepada Pemborong oleh Perusahaan sebagaiman yang telah dipersyaratkan dalam SPK.

Pemborong berkewajiban :

Menyediakan kendaraan sesuai dengan jumlah TBS yang diangkut
Mengangkut TBS dari Afdeling sampai dengan PKS
Mengamankan TBS yang diangkut

Perusahaan berkwajiban melakukan pembayaran langsung kepada Pemborong dengan Bilyet/Giro. Bilyet/Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada bank yang memelihara rekening giro nasabah tersebut untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening yang bersangkutan kepada pihak penerima yang disebutkan namanya atau nomor rekening pada bank yang sama atau bank lain.

Fakta di Lapangan

a. Asisten Afdeling bertindak atas nama pemborong/memposisikan dirinya sebagai Pemborong.

Dibeberapa unit usaha jasa borongan angkutan tidak berjalan sesuai yang diharapkan, dimana kegiatan pengangkutan yang seharusnya dilaksanakan oleh pemborong dilakukan oleh oknum asisten afdeling dengan menggunakan SPK milik pemborong.

Beberapa oknum asisten afdeling secara bersama-sama dan telah diatur sedemikian rupa (pembagian fee, keuntungan, mencari truck , pembayaran dll) dan telah berlangsung antar penggantian manajer turun temurun serta sepengatahuan manajer dan bagian-bagian terkait yang ada di Kantor Pusat (Kantor Direksi), dimana asisten afdeling bertindak untuk dan atas nama pemborong.

Pemborong angkutan sebagaimana yang tercantum dalam SPK, hanya dipinjam nama/badan usahanya (istilahnya pinjam bendera), dan atas jasa meminjamkan badan usahanya untuk mengikat diri dalam SPK, pemborong mendapat fee atas pekerjaan tersebut.

Sebagai seorang asisten afdeling yang mempunyai bawahan, asisten afdeling memanfaatkan beberapa petugas afdeling untuk membantu pekerjaannya, termasuk dalam hal pengangkutan TBS dimana Ass Afdeling tersebut memposisikan dirinya selain sebagai asisten juga sebagai Pemborong angkutan.

Sehingga Asisten Afdeling dapat memaksa anak buahnya untuk mencari kendaraan pengangkut.

b. Tanggung Jawab Sopir/Pengangkut

Sopir/pengangkut yang didapat oleh Asisten Afdeling bekerja atas perintah langsung dari Asisten dan bertanggung jawab kepada Asisten , sehingga untuk keamanan produksi TBS yang ada dalam kendaraan menjadi tanggung jawab asisten (sebagai posisi pemborong), dimana mengakibatkan sopir kurang menanggung jawabi muatannya, sehingga banyak kasus ada oknum sopir melakukan pencurian TBS yang dimuat (diambil sebagian untuk membeli solar, makan dll), bahkan dimungkinkan dapat bekerja sama dengan petugas afdeling.

c. Sistem Pembayaran kepada Sopir.

Asisten afdeling pada setiap bulannya melakukan penutupan transaksi terhadap apa yang dikerjakannya sendiri, sehingga untuk pengawasan dan evaluasi tidak lagi berjalan efektif dikarenakan asisten afdeling menjadi posisi pelaksana pekerjaan. Hasil penutupan transaksi akan dikirim kantor unit untuk dimintakan pembayarannya yang selanjutnya pembayaran dilakukan dengan system tunai langsung kepada Sopir, namun dikarenakan sering terlambatnya pembayaran / Dropping uang dari kantor pusat sampai 2-3 bulan maka asisten menanggulangi terlebih dahulu kepada Sopir. Dengan memposisikan dirinya sebagai pemborong dan untuk kelancaran pengangkutan produksi yang menjadi tanggung jawabnya sebagai asisten diperlukan dana yang besar untuk mengelolanya. Kebutuhan dana biasanya tidak diperoleh dari uang pribadi asisten namun didapat dari pinjaman berbunga atau mencari pihak lain yang mampu menalangi pembayaran ke Sopir setiap harinya.(dsisini saya istilahkan sebagai Kontributor).

Sistem Pembayaran oleh Kontributor kepada sopir dengan cara membayar volume angkutan sesuai harga yang telah disepakati oleh sopir dengan pihak kontributor baik harian, mingguan atau kapan saja dengan menyerahkan SPB (Surat Pengantar Barang) yang dimilikinya kepadanya pihak Kontributor.

Kontributor meminta pembayaran kepada Asisten setelah mendapat informasi dari Asisten bahwa pembayaran atas angkutan TBS telah dikirim/di Droping oleh Kantor pusat dengan cara menyerahkan SPB sesuai harga yang telah ditetapkan oleh Asisten kepada Sopir.

Dengan menyerahkan SPBnya ke Kontributor maka harga yang diperoleh oleh Sopir lebih kecil dari harga yang telah diberikan/ditetapkan oleh Asisten Afdeling kepad Sopir. Hal ini dilakukan sopir untuk mendapatkan uang tunai sebagai operasional kendaraannya (misalnya Ban. Sparepart, cicilan kendaraan, BBM dll)dan kebutuhan hidupnya. bisa meminjam uang terlebih dahulu kepada Kontributor, untuk menghindari keterlambatan pembayaran dari Perusahaaan.

Namun dengan adanya harga contributor disini Asisten Afdeling selain memposisikan dirinya sebagai pemborong bisa juga mengambil peluang untuk menjadi Kontributor dengan melakukan pembayaran secara tunai setiap hari atau setiap sopir menghendakinya tanpa harus menunggu Droping dari Kantor Pusat.

Bahkan adanya panjar pembayaran angkutan setiap bulannya akan menjadikan para oknum asisten akan menjadi lebih mudah dalam melakukan kegiatanya, dimana perusahaan telah ikut mendanainya tanpa harus mencari pinjaman berbunga.

Pada aktivitas pengangkutan TBS oknum asisten afdeling dapat memposisikan dirinya sebagai :

Asisten Afdeling yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang telah di berikan perusahaan.
Sebagai Pemborong yang berorientasi kepada keuntungan pemborong.
Sebagai Kontributor, mendapat tambahan keuntungan dari selisih harga sopir.

d. Penetapan dan Penerapan harga

Jadi dengan melihat alaur pembayaran tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa harga terdiri dari :

Harga SPK
Harga ketetapan Asisten Afdeling kepada Sopir dengan syarat menunggu Dropping perusahaan.
Harga Kesepakatan antara Sopir dengan Kontributor

Harga SPK adalah harga yang telah ditetapkan berdasarkan usulan kebun unit kepada Kantor Pusat. Untuk tetap tercapainya keuntungan pribadi dari oknum asisten dan oknum pejabat di Kebun unit maka pengusulan harga dihitung dari mulai harga yang dibayarkan ke Sopir secara harian ditambah keuntungan contributor ditambah keuntungan asisten ditambah lagi keuntungan/fee Pemborong

Misalkan

Harga Sopir dari Kontributor = Rp150/kg

Keuntungan Kontributor = Rp10/kg

Keuntungan Asisten sebagai Pemborong = Rp10/kg

Fee Pemborong =Rp.5/kg

Jumlah = Rp175/kg

PPH = Rp4,5/kg

Harga SPK diluar pajak PPN = Rp179,5/kg

Penyebab terjadinya

Kondisi tersebut diatas terjadi disebabkan :

Tidak adanya pemborong yang kompeten dan mempunyai modal yang besar dan siap menunggu pembayaran yang mengalami keterlambatan 2-3 bulan.
Dalam melakukan aktivitasnya oknum asiten afdeling tidak saja sekedar menjadi keuntungan pribadinya namun juga untuk operasional afdelingnya seperti pebaikan hansprayer, bensin KPH, konsumsi kantor afdeling, ATK afdeling yang disebabkan perusahaan tidak memberikan dana / uang tunai untuk belanja kantor afdeling.
Adanya kepenting pribadi asisten untuk mendapatkan keuntungan diluar pekerjaannya sebagai asisten , pembenaran diri karena ikut juga mengurusi angkutan TBS Pemborong dan memberi talangan kepada Sopir.

Dampak

Mark Up Harga yang merugikan perusahaan
Terjadinya pencurian muatan oleh oknum sopir dan atau bekerja sama dengan petugas afdeling akibat tidak adanya tanggung jawab pemborong terhadap isi dari muatan.

Usulan perbaikan :

Mendapatkan pemborong yang kompeten
Melakukan pembayaran tepat waktu.
Evaluasi secara periodik dan berkesinambungan oleh bagian Akuntansi dan Bagia Keuangan
Memberikan dana operasional kepada Afdeling setiap bulannya
Dan agar tidak terjadi lagi kejadian yang berulang maka kepada para manajer diberikan punishment terhadap kejadian yang berulang pada masanya, (sanksi bukan kepada asisten afdeling ) sebagai bentuk tanggung jawabnya terhadap jabatan dan berjalannya system pengendalian manajemennya.
Sanksi kepada Asisten diberikan oleh Manajer kepada bawahannya agar manajer mempunyai kekuatan/power dimata anak buahnya.

Gambar Slide